别人通宵做的员工档案管理表，我10分钟搞定！-薪人薪事

很多HR入门都从简单打杂做起，其中必不可少的两项基本功，考勤和档案管理，今天小薪就和大家聊聊员工档案管理那些事。

员工档案管理是人事管理极其重要的一环，建立员工档案主要有三个作用：第一，是劳务纠纷的重要资料，劳务纠纷是谁诉讼谁举证，人事档案可以作为举证的重要证据，做好员工档案可提升诉讼胜率；第二，统计记录员工的岗位情况、JD数据等，帮助企业完善人事工作；第三，员工档案中的人事数据是企业管理、风险评估的重要依据。

档案管理可以说是秤砣虽小压千斤，但实际工作中档案管理90%的时间都在做整理性工作。整理内容繁、杂、碎，一不小心就看花老眼，此外还要整理大量的纸质资料，翻阅起来非常恼火，除了档案袋外还有各种EXCEL表单，日常档案管理全靠传承，文件一不小心丢失或损坏，那HR就成了公司的千古罪人，想想就头大，作为HR怎样才能快速准确的做好档案管理呢？

小薪为大家推荐一款超级好用的人事管理系统——薪人薪事人力资源云系统的员工管理软件，带领企业进入无纸化办公，管理体验提升N个档次，系统条理清晰、导出方便，日常用到的员工基础资料、面试登记表、入职登记表、合同信息、成长记录、期权信息等全都覆盖，从专业角度帮你规避法律风险。

员工信息展示

薪人薪事员工管理模块可自定义员工信息列表，表格选项、宽度可任意修改，可根据HR的日常使用进行调整，调整后系统会自动保留调整后的记忆，下次登录依然是熟悉的界面。

在列表页可直接查看当前公司在职、离职、待入职员工列表，单个员工列表中还有“转调离”操作，轻松进行一键“开具证明”“转正 ”“调岗”“离职”“删除”。

新增的员工会时时同步到员工列表，新增员工可以自动生成工号，系统会根据新员工的“员工聘用类型”自动填充工号，工号前缀与流水号可以进行组合作设定，根据员工聘用类型还可以增加或删除不同的工号规则，工号一旦生成就不能修改。

员工信息三方查看

薪人薪事员工管理不但录入方便，员工查看便捷，还能记录员工全方位成长过程，帮助企业储备管理人才，激励核心员工。

1、员工信息三级查阅权限：HR、员工本人、部门经理 系统支持三种员工信息查看方式，根据不同身份设置查阅、修改权限，兼顾信息查阅方便和信息安全。

A. 查看个人详情页信息 员工详情页中展示的信息都为管理员自定义设置的字段，字段支持分组查看，个性化设置，查看编辑都非常方便。

在员工列表里点击单个员工信息行，可打开员工信息详情页，HR在员工详情页中可以更改员工的个人信息与岗位信息。管理可设置编辑权限，通过开关控制员工自己是否有权限编辑自己的个人信息。

B . 部门经理查看员工信息 组织架构中的部门负责人，可以在手机上看到下属员工的信息，包括个人信息、考勤 、工资和期权等。如果有些信息不方便部门负责人查看，HR可以该选项经理不可见。

C. 员工信息一键搜索 在薪人薪事系统搜索框，输入员工姓名、手机号或工号，可快速查找员工信息，离职再久、人员再多都能一键查询。

2、期权信息设置 薪人薪事系统能记录员工的期权信息，可批量添加、修改、删除，期权可以单独拆分权限，如果管理员没有“期权”权限，将不展示“期权”信息。

3、员工成长记录 员工信息详情中会记录该名员工在本公司，从入职、转 正、调岗、合同续签、离职等所有的成长记录。HR能一眼看到员工的成长线。

如果员工成长发生在系统使用前，可以通过“批量补充成长记录”来记录该阶段信息；如果成长记录有误，可以手动删除。

员工证明管理

实习证明、入职证明、离职证明、收入证明、户籍证明、独生子女证明……有人的地方就会有各种各样的证明，佐证你的存在或展示你的实力。

所以，HR有一项非常重要的工作就是配合员工开具各种各样的证明，作为一名精致合格的HR要准备好各种证明模版，还要准确的填写好员工的个人信息、岗位信息和离职信息等，打印盖章并作好开证明的备案。

薪人薪事系统能帮你轻松搞定各种员工证明，在职员工可以自动获取员工信息，打印个人信息表、岗位信息表，离职员工自助打印离职信息表。HR只要负责审核登记、盖章即可，个人证明管理，简单方便。

进入薪人薪事系统，点击员工详情页面打印按钮，进入打印预览页面，在证明表下方的文本框内，可以自定义添加内容，还可以点击右下角进行拖拽调整布局。右键选择“打印“进入打印页面，可以选择相应的打印机，也可以把当前表格另存为PDF 文件。

很多HR都做过员工档案维护的工作，期间困难只有做过的才知道：企业档案意识淡薄，员工档案管理不规范，员工信息统计困难，档案实时更新耗时长、信息不全、重复维护等。

薪人薪事的员工管理软件，完美解决上述困难，轻松解决员工档案管理问题，自助统计、自助更新，自助打印证明，还支持期权管理、成长路线跟踪记录，公司关注的所有信息，薪人薪事都能帮你进行一一记录。

薪人薪事，17000多家优秀企业都在用的人力资源系统，让员工管理更规范、更高效，现在注册还能限时免费试用哦！戳我注册~

“本文为薪人薪事（信息提升效率，数据洞见未来）出品，转载请注明”

www.xinrenxinshi.com